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FACHZEITSCHRIFT DER SCHORNSTEIN
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Ausgabe: 83 , Kategorie: Produkte
( ARCHIV Ausgabe 83 - 1/2012 ) Eine Schornsteinfegerlehre ist clver
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Hunderte Briefe ausdrucken, falzen, kuvertieren, frankieren – als Bezirksschornsteinfegermeister hat Karl Creischer eigentlich Besseres zu tun. Deshalb verschickt er seine Post nun per Hybridmail.
Karl Creischer hat im Job die besten Aussichten. Als Bezirksschornsteinfegermeister steigt er von Berufs wegen den Mönchengladbacher Häusern aufs Dach und verrichtet seinen Dienst mit Panoramablick über die nordrhein-westfälische Großstadt. Meistens jedenfalls.
Denn der Beruf des Schornsteinfegers umfasst auch Aufgaben, für deren Erledigung Creischer am Boden bleiben muss: die Büroarbeit. Darunter nicht zuletzt das lästige Handling rund um die vielen Briefe, die er jede Woche verschickt. „Ich weiß gar nicht, wie oft ich schon am Wochenende dagesessen und hunderte Briefe eingetütet habe“, erzählt er. Neuerdings ist damit Schluss: Seit August arbeitet der Bezirksschornsteinfegermeister mit einer Software, die es ihm ermöglicht, seine Ausgangspost auf hybridem Weg zu verschicken. Hybrid heißt, dass er sie auf digitalem Weg losschickt, wie eine E-Mail, der Empfänger jedoch einen ganz normalen Papierbrief erhält.
Dafür muss Creischer seine Dokumente einfach per Mausklick über einen Druckertreiber versenden – erst in einem Druckzentrum der internet access GmbH (iab) werden sie schließlich ausgedruckt, kuvertiert und frankiert. Das Tochterunternehmen von Francotyp-Postalia hat die entsprechende Versandlösung entwickelt, die Creischer heute verwendet. Sind die Briefe fertig konfektioniert, übergibt die iab sie der Deutschen Post oder einem anderen Zustelldienst zur Auslieferung.
Kleine Lösung – große Hilfe
„Innerhalb des ersten Vierteljahres, seitdem ich die Hybridmail-Variante nutze, habe ich schon viele hundert Briefe auf diesem Weg verschickt“, erläutert Creischer. maxprint lautet der Name der Software, die die Dexheimer Software GmbH, ein Anbieter von Softwarelösungen für Bezirksschornsteinfegermeister und Schornsteinbauunternehmen, vertreibt. Diese können damit zum Beispiel Rechnungen, Messbescheinigungen, Feuerstättenbescheide, Mängelberichte oder Lohnzettel versenden. Die Hybridmaillösung hat zwar eine direkte Schnittstelle zur Schornsteinfegersoftware von Dexheimer, dennoch ist sie so konzipiert, dass sie eigenständig funktioniert. Analog zu Creischer können alle anderen kleinen und mittelständischen Handwerksbetriebe sie einsetzen. „Unsere Hybridmaillösung arbeitet sehr gut zusammen mit den Produkten von Dexheimer. Mit Hilfe dieser Kooperation können wir Handwerkern verschiedenster Tätigkeitsbereiche einen kostengünstigen Dokumentenversand ermöglichen“, erklärt iab-Geschäftsführer Dr. Alexander Seyferth.
Der große Vorteil, erläutert Creischer, liegt für ihn in einem enormen Zeit- und Kostenersparnis. In eine Tabelle hat er vom Materialwert eines Briefes bis zu den Anschaffungskosten der Software alles rund um Briefhandling und -versand eingetragen: „Unterm Strich kam heraus, dass ich bei meinem Stundensatz 250 Briefe pro Stunde eintüten müsste, um per Hand günstiger zu arbeiten als mit der Hybridmail-Software. So eine Taktung schafft kein Mensch.“
Geringere Kosten,
höhere Prozess-Sicherheit
Außerdem bringe die Software ein Plus in Sachen Prozess-Sicherheit. So verschickt Creischer zum Beispiel oft Rechnungen, die er mit verschiedenen Anhängen versehen muss. In ein Kuvert, so schätzt er, packt er durchschnittlich fünf Blatt Papier. „Die musste ich früher immer manuell zuordnen. Egal, wie sehr man sich konzentriert – bei so einer Arbeit lassen sich Fehler nie komplett ausschließen.“ Diese Sortierarbeit erledigt die Hybridmaillösung seit einigen Monaten. Auch die Zuordnung mehrerer Rechnungen zu einer Person – wenn zum Beispiel jemand mehrere Häuser besitzt – übernimmt die Software auf Wunsch vollautomatisch. „Seit ich die Hybridpost nutze, spare ich mir die Zeit fürs Zusammentragen der einzelnen Seiten und minimiere gleichzeitig die Fehlerquote. Nicht nur das: Die Schreiben sehen noch professioneller aus und ich weiß genau, wann sie beim Empfänger ankommen. Meine Mahnläufe haben sich auf diese Weise ebenfalls reduziert.“
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